Legal

Política de Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: 12 de mayo de 2026

1. Objeto

La presente Política regula el tratamiento de datos personales realizado por Akila CR Experiencias Inmobiliarias SRL, cédula jurídica 3-102-886685 (en adelante, "Akila Inmobiliaria" o "Akila"), en cumplimiento de la Ley N.° 8968 — Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, su Reglamento (Decreto Ejecutivo N.° 37554-JP) y las directrices de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

Esta Política es complementaria al Aviso de Privacidad y aplica a todas las bases de datos administradas por Akila en Costa Rica, ya sean digitales o físicas.

2. Identificación del responsable

  • Razón social: Akila CR Experiencias Inmobiliarias SRL
  • Cédula jurídica: 3-102-886685
  • Representante legal: Tatiana Tovar Vargas
  • Domicilio: Heredia Centro, 150 metros al oeste de la Escuela de la Puebla, Avenida Joaquín Gonzalez Flores, Costa Rica
  • Correo general: ventas@akila.cr
  • Correo para datos personales: notificaciones@akila.cr
  • Teléfono / WhatsApp: +506 7020 0730
  • Sitio web: akila.cr

Akila Inmobiliaria es una empresa de origen colombiano que opera actualmente en Costa Rica con los proyectos K-nova Rohrmoser (San José) y Kuatro Condominio (Heredia).

3. Encargados del tratamiento

Akila puede contratar a terceros para que, bajo sus instrucciones y mediante contrato escrito, traten datos personales por cuenta del responsable. Los encargados actuales corresponden, entre otros, a:

  • Proveedores de hosting y servicios en la nube.
  • Plataformas de CRM y automatización comercial.
  • Servicios de correo electrónico transaccional.
  • Herramientas de analítica web (Google Analytics) y marketing digital (Meta Pixel).
  • Asesores legales, contables y financieros.

Akila mantiene un registro interno de encargados y verifica que cuenten con medidas de seguridad equivalentes a las descritas en esta Política.

4. Principios

El tratamiento de datos personales se rige por los siguientes principios:

  • Autodeterminación informativa: el titular decide sobre el uso de sus datos.
  • Consentimiento informado, expreso e inequívoco del titular.
  • Calidad de la información: datos veraces, exactos y actualizados.
  • Finalidad legítima: solo se tratan datos para fines previamente comunicados.
  • Proporcionalidad y minimización: solo se recolectan los datos necesarios.
  • Seguridad: se aplican medidas técnicas y organizativas adecuadas.
  • Confidencialidad: todas las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a guardar secreto.
  • Lealtad y transparencia: el titular siempre puede conocer cómo se tratan sus datos.

5. Categorías de datos

5.1 Datos de identificación y contacto

Nombre, apellidos, número de identificación, dirección, correo electrónico, teléfono.

5.2 Datos comerciales y de interés

Proyecto de interés, presupuesto, preferencias de unidad, historial de interacciones, fuente de contacto.

5.3 Datos contractuales y financieros

Información necesaria para la suscripción de reservas, opciones de compra o contratos de compraventa, incluidos datos bancarios, capacidad de pago y documentación KYC (Conozca a su Cliente).

5.4 Datos de navegación

Dirección IP, cookies, identificadores de dispositivo, registros de actividad en el sitio web.

5.5 Datos sensibles

Akila no recolecta datos sensibles a través del sitio web. En caso de que, por razones contractuales puntuales, sea necesario tratar alguna categoría sensible, se solicitará consentimiento expreso y por escrito conforme al artículo 9 de la Ley 8968.

6. Categorías de titulares

  • Personas interesadas en información comercial sobre los proyectos.
  • Inscritos en listas de espera y pre-venta.
  • Clientes y compradores actuales.
  • Proveedores y contratistas (personas físicas o representantes de personas jurídicas).
  • Colaboradores y aspirantes a un puesto laboral.

7. Finalidades específicas

  1. Atención de consultas y gestión comercial.
  2. Administración de listas de pre-venta y lanzamientos.
  3. Ejecución de contratos de reserva y compraventa.
  4. Cumplimiento de obligaciones tributarias, contables y de prevención de legitimación de capitales.
  5. Comunicaciones comerciales y de marketing, previa autorización del titular.
  6. Gestión de proveedores y contratistas.
  7. Procesos de reclutamiento y selección.
  8. Mejora del sitio web mediante analítica.
  9. Atención de derechos ARCO+ y solicitudes de PRODHAB.

8. Transferencias y comunicaciones

Akila podrá transferir o comunicar datos personales a:

  • Empresas vinculadas al grupo empresarial.
  • Aliados comerciales, constructoras y entidades financieras que participen en los proyectos.
  • Autoridades administrativas y judiciales competentes.
  • Proveedores tecnológicos ubicados fuera de Costa Rica, en particular en Estados Unidos y la Unión Europea.

Las herramientas de analítica y publicidad operadas por estos proveedores (como Google Analytics y Meta Pixel) únicamente se activan previo consentimiento expreso de la persona usuaria. En todas las transferencias internacionales se adoptan las medidas de seguridad y garantías razonables exigidas por el artículo 14 de la Ley 8968, incluyendo cláusulas contractuales y verificación de los estándares de seguridad del proveedor.

9. Medidas de seguridad

9.1 Técnicas

  • Cifrado en tránsito mediante HTTPS/TLS.
  • Cifrado o seudonimización de bases de datos críticas cuando corresponde.
  • Control de accesos basado en roles y autenticación reforzada.
  • Respaldos periódicos y plan de recuperación.
  • Registros de auditoría sobre operaciones sensibles.
  • Actualización y mantenimiento de software y antivirus.

9.2 Organizativas

  • Acuerdos de confidencialidad con colaboradores y proveedores.
  • Capacitación periódica en protección de datos.
  • Política interna de manejo de incidentes y notificación a la autoridad y a los titulares cuando proceda.
  • Designación de una persona responsable interna del cumplimiento.

10. Derechos del titular (ARCO+)

Toda persona titular puede ejercer los derechos de:

  • Acceso a sus datos y a información sobre el tratamiento.
  • Rectificación de datos inexactos o desactualizados.
  • Cancelación / supresión cuando los datos ya no sean necesarios o se retire el consentimiento.
  • Oposición al tratamiento por motivos legítimos.
  • Portabilidad en formato estructurado y de uso común, cuando aplique.
  • Revocatoria del consentimiento en cualquier momento.

Procedimiento

  1. Enviar solicitud a notificaciones@akila.cr o presentarla en nuestras oficinas.
  2. Adjuntar copia del documento de identidad y, si actúa mediante representante, el poder o autorización correspondiente.
  3. Describir el derecho que se ejerce y aportar la información necesaria para localizar los datos.

Akila atenderá la solicitud en un plazo de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente a su recepción, conforme al artículo 7 de la Ley 8968 y al artículo 18 de su Reglamento. Si la respuesta no resulta satisfactoria, el titular puede acudir a PRODHAB.

11. Consultas, quejas y reclamos

Los titulares pueden presentar consultas, quejas o reclamos mediante:

  • Correo: notificaciones@akila.cr
  • Teléfono / WhatsApp: +506 7020 0730
  • Presencialmente en las oficinas indicadas en la sección 2.

Cada solicitud se registra, se asigna un responsable interno y se da seguimiento hasta su resolución.

12. Registro de bases de datos ante PRODHAB

Conforme a la Ley 8968 y su Reglamento, ante PRODHAB únicamente deben inscribirse las bases de datos —públicas o privadas— administradas con fines de distribución, difusión o comercialización. Las bases de uso puramente interno, como el CRM de leads y clientes que Akila no comercializa ni distribuye a terceros, podrían no requerir inscripción. Akila registrará las bases de datos que conforme a dicha normativa así lo requieran y mantendrá actualizada esta inscripción cuando existan modificaciones relevantes.

13. Conservación

Akila conserva únicamente los datos relevantes o necesarios para las finalidades descritas, conforme al artículo 6, inciso 1, de la Ley 8968. Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir dichas finalidades, los plazos contractuales y los plazos legales aplicables (mercantiles, tributarios y laborales) y, en ningún caso, por más de diez (10) años, salvo que exista un plazo legal distinto, una relación continuada entre las partes o un interés público que justifique su conservación. Una vez cumplidos, los datos serán bloqueados y posteriormente suprimidos de forma segura.

14. Vigencia y modificaciones

Esta Política entra en vigor el 12 de mayo de 2026 y permanecerá vigente hasta su modificación. Akila podrá actualizarla por cambios legales o ajustes operativos. La versión vigente estará siempre publicada en akila.cr indicando la fecha de última actualización.

15. Marco normativo aplicable

  • Ley N.° 8968 — Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales.
  • Decreto Ejecutivo N.° 37554-JP — Reglamento a la Ley 8968.
  • Directrices y lineamientos de PRODHAB.
  • Ley N.° 8642 — Ley General de Telecomunicaciones.
  • Ley N.° 7472 — Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor.
  • Código de Comercio de Costa Rica.