Política de tratamiento de datos

AKILA CR EXPERIENCIAS INMOBILIARIAS SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA (en adelante Akila), en cumplimiento a lo establecido en la Constitución Política de Costa Rica, la Ley N.º 8968 — Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, el Decreto Ejecutivo N.° 37554-JP — Reglamento a la Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, la Ley N.º 7975 — Ley de información no divulgada y la Ley N.° 7739 — Código de la Niñez y la Adolescencia y demás normas reglamentarias y complementarias, es Responsable del Tratamiento de la Información y Datos Personales obtenidos a través de medios físicos, electrónicos, telefónicos y/o informáticos; por lo tanto, ha elaborado este Manual de Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante el Manual) el cual contiene los lineamientos generales que serán aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales de forma tal que no afecte los derechos fundamentales de los Titulares del Dato.

1. Objetivo

El presente Manual tiene como objetivo establecer los lineamientos generales para la Protección y el Tratamiento de Datos Personales que como Responsable y Encargado le corresponden a Akila, para dar cumplimiento a la ley, políticas y procedimientos.

2. Alcance

Este Manual aplica para todos los datos que reposen en todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de Akila, como Responsable del Tratamiento y Protección de Datos Personales, respetando los criterios de obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio y transferencia de datos y aplicando el Tratamiento de los datos definidos en este Manual.

2.1. Normatividad aplicable

Constitución Política de Costa Rica.
Ley N.º 8968 — Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales.
Decreto Ejecutivo N.° 37554-JP — Reglamento a la Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales.
Ley N.º 7975 — Ley de información no divulgada.
Ley N.° 7739 — Código de la Niñez y la Adolescencia.
Jurisprudencia de la Sala Constitucional.
Resoluciones y directrices de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

3. Términos y definiciones

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Autodeterminación informativa: derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en las bases de datos.
Aviso de privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos: cualquier archivo, fichero, registro u otro conjunto estructurado de datos personales, que sean objeto de tratamiento o procesamiento, automatizado o manual, cualquiera que sea la modalidad de su elaboración, organización o acceso.
Datos personales: cualquier dato relativo a una persona física identificada o identificable.
Datos personales de acceso irrestricto: los contenidos en bases de datos públicas de acceso general, según dispongan leyes especiales y de conformidad con la finalidad para la cual estos datos fueron recabados.
Datos personales de acceso restringido: los que, aun formando parte de registros de acceso al público, no son de acceso irrestricto por ser de interés solo para su titular o para la Administración Pública.
Datos sensibles: información relativa al fuero íntimo de la persona, como por ejemplo los que revelen origen racial, opiniones políticas, convicciones religiosas o espirituales, condición socioeconómica, información biomédica o genética, vida y orientación sexual, entre otros.
Encargado del Tratamiento: toda persona física o jurídica, entidad pública o privada, o cualquier otro organismo que da tratamiento a los datos personales por cuenta del responsable de la base de datos.
PRODHAB: Agencia de Protección de Datos de los Habitantes.
Registro de Bases de Datos: registro de bases de datos administrado por la PRODHAB.
Responsable del Tratamiento: persona física o jurídica que administre, gerencie o se encargue de la base de datos, ya sea esta una entidad pública o privada, competente, con arreglo a la ley, para decidir cuál es la finalidad de la base de datos, cuáles categorías de datos de carácter personal deberán registrarse y qué tipo de tratamiento se les aplicará.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: acción mediante la cual se trasladan datos personales del responsable de una base de datos personales a cualquier tercero distinto del propio responsable, de su grupo de interés económico, del encargado, proveedor de servicios o intermediario tecnológico; en estos casos siempre y cuando el receptor no use los datos para distribución, difusión o comercialización.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones, efectuadas mediante procedimientos automatizados o manuales y aplicadas a datos personales, tales como la recolección, el registro, la organización, la conservación, la modificación, la extracción, la consulta, la utilización, la comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma que facilite el acceso a estos, el cotejo o la interconexión, así como su bloqueo, supresión o destrucción, entre otros.

4. Principios rectores aplicables en materia de datos personales

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

Principio de autodeterminación informativa: toda persona tiene derecho a controlar el flujo de información que le concierne, derivado de su derecho a la privacidad, con el fin de evitar usos indebidos o discriminatorios de sus datos personales.
Principio de consentimiento informado: el tratamiento de datos personales requiere el consentimiento expreso, libre, informado e inequívoco del titular, salvo las excepciones legales. El titular debe ser informado, entre otros aspectos, de: la existencia de la base de datos; la finalidad del tratamiento; los destinatarios de la información; el carácter obligatorio o facultativo de los datos; y los derechos que le asisten.
Principio de calidad de la información: los datos personales deben ser actuales, veraces, exactos y adecuados a la finalidad para la cual fueron recolectados. No podrán conservarse datos innecesarios o desactualizados, ni utilizarse para fines incompatibles con los que motivaron su recolección.
Principio de finalidad: los datos personales deben ser recolectados con fines determinados, explícitos y legítimos. No podrán ser tratados posteriormente de forma incompatible con esos fines.
Principio de seguridad de los datos: el responsable de la base de datos debe adoptar las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos y evitar su alteración, pérdida o acceso no autorizado.
Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a guardar secreto profesional o funcional, incluso después de finalizada la relación con la base de datos.

5. Responsable del tratamiento

AKILA CR EXPERIENCIAS INMOBILIARIAS SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA, sociedad costarricense con cédula de persona jurídica número 3-102-886685, con domicilio en Heredia Centro, 150 metros al oeste de la Escuela de la Puebla, Avenida Joaquín Gonzalez Flores, Costa Rica.

6. Atención a los titulares de datos

Para la atención de peticiones, consultas y reclamos en materia de Protección y Tratamiento de Datos Personales, los Titulares de los datos podrán remitir sus peticiones o consultas a través de los siguientes canales:

Dirección física: Heredia Centro, 150 m al oeste de la Escuela de la Puebla, Av. Joaquín Gonzalez Flores, Costa Rica.
Correo electrónico: notificaciones@akila.cr
Teléfono: +506 7020 0730
Página web: akila.cr

7. Derechos de los titulares

Los Titulares de Datos Personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

Derecho de acceso: el titular tiene derecho a obtener confirmación sobre si sus datos personales están siendo tratados, acceder a la información que sobre él conste en la base de datos, conocer la finalidad para la cual fueron recopilados y el uso que se les ha dado, y recibir la información de forma clara, completa y comprensible.
Derecho de rectificación y actualización: el titular puede solicitar la rectificación, actualización o corrección de sus datos personales cuando sean inexactos, estén incompletos o hayan sido tratados en contravención de la ley.
Derecho de supresión o eliminación: el titular puede solicitar la cancelación, eliminación o bloqueo de sus datos personales cuando el tratamiento sea ilegal, los datos sean innecesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, o se haya revocado el consentimiento.
Derecho a consentir o revocar el consentimiento: el titular tiene derecho a otorgar o negar su consentimiento para el tratamiento de sus datos, y a revocar el consentimiento previamente otorgado, sin efectos retroactivos, mediante mecanismos sencillos y gratuitos.
Derecho a la confidencialidad: el titular tiene derecho a que sus datos personales sean tratados bajo estricta confidencialidad por parte del responsable de la base de datos y cualquier persona que intervenga en su tratamiento.
Derecho a la tutela administrativa y judicial: el titular puede presentar reclamos ante la PRODHAB cuando considere que sus derechos han sido vulnerados.

El responsable de la base de datos deberá resolver las solicitudes del titular de manera gratuita y dentro del plazo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la recepción de la solicitud.

8. Autorización del titular de datos personales

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley 8968 y el Decreto 37554-JP, por regla general, en el tratamiento de datos de carácter personal Akila recolectará de previo el consentimiento informado y expreso del Titular. El consentimiento deberá constar por escrito en un documento físico o electrónico, y deberá ser libre, específico, informado, inequívoco e individualizado, de forma que pueda demostrarse y que pueda ser objeto de consulta posterior.

8.1. Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Orden fundamentada judicial.
Datos de acceso irrestricto obtenidos de fuentes públicas.
Datos que deban entregarse por disposición constitucional o legal.

9. Deberes de Akila como responsable del tratamiento de datos personales

Akila, como Responsable del Tratamiento y Protección de Datos Personales, cumplirá los siguientes deberes:

9.1. Frente al Titular

Obtener y conservar el consentimiento informado y expreso del titular cuando sea requerido, el cual deberá constar por escrito, en documento físico o electrónico, y podrá ser revocado por los mismos medios, sin efecto retroactivo.
Informar previamente, de manera expresa, precisa e inequívoca, como mínimo: (i) la existencia de la base de datos, (ii) las finalidades de la recolección, (iii) los destinatarios o quienes podrán consultarla, (iv) si las respuestas son obligatorias o facultativas, (v) el tratamiento que se dará a los datos, (vi) las consecuencias de negarse a suministrarlos, (vii) los derechos que le asisten al titular, y (viii) la identidad y medio de contacto del responsable.
Garantizar el derecho fundamental de autodeterminación informativa de la persona titular, incluyendo el control sobre el flujo y uso de sus datos personales.
Asumir la carga de la prueba del consentimiento, manteniendo respaldos verificables y accesibles para consulta posterior.
Atender y resolver gratuitamente las solicitudes del titular relacionadas con sus derechos de acceso, rectificación, supresión o eliminación y control sobre la cesión o transferencia de sus datos, dentro del plazo legal correspondiente.
Adoptar medidas técnicas y organizativas de seguridad para proteger los datos personales y prevenir su alteración, destrucción, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, incluyendo medidas de seguridad físicas y lógicas adecuadas.
Entregar la información de forma clara, legible, comprensible y completa, referida a la totalidad del registro del titular, sin revelar datos de terceros, e indicar la finalidad y el uso dado a los datos.
Guardar confidencialidad sobre los datos personales, incluso después de finalizada la relación con el titular o con la base de datos, salvo requerimiento legal o judicial.
Instruir al Encargado para que trate los datos personales únicamente conforme a las finalidades autorizadas y se abstenga de utilizarlos para fines distintos.
Rectificar y actualizar, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, dentro del plazo legal correspondiente.
Cumplir y hacer cumplir las instrucciones y requerimientos de la autoridad competente en materia de protección de datos personales.

9.2. Frente al Encargado

Akila, en su condición de Responsable de la base de datos, se obliga frente al Encargado del tratamiento a lo siguiente:

Establecer, mediante contrato u otro instrumento vinculante, las condiciones del tratamiento, las finalidades autorizadas, las medidas de seguridad aplicables y las obligaciones de confidencialidad.
Exigir al Encargado la supresión o devolución de los datos personales una vez finalizada la relación contractual o cuando así lo requiera el titular o la normativa aplicable, salvo que exista obligación legal de conservarlos.
Verificar que el Encargado implemente medidas técnicas, físicas y organizativas adecuadas para la protección de los datos personales.
Exigir al Encargado el cumplimiento de las condiciones de seguridad, confidencialidad y privacidad de la información del titular, así como la aplicación de las políticas y procedimientos internos de protección de datos.
Informar al Encargado cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez presentada la solicitud correspondiente, y hasta que el trámite sea resuelto.
Garantizar que la información entregada al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
Suministrar únicamente datos personales cuyo tratamiento haya sido debidamente autorizado o que se encuentren amparados por una base legal aplicable.

Cuando el tratamiento de los datos sea realizado por proveedores, intermediarios o encargados por cuenta de Akila, se establecerán contratos u otros instrumentos vinculantes que regulen las finalidades del tratamiento, las instrucciones del responsable, las medidas de seguridad aplicables, las obligaciones de confidencialidad, y la devolución o supresión de los datos al finalizar la relación. Mediante dichos contratos, el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes, comprometiéndose además a: (1) dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan; (2) salvaguardar la seguridad de las bases de datos en las que se contengan datos personales; y (3) guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

10. Políticas específicas para el tratamiento de datos personales

10.1. Tratamiento de datos personales de Clientes

Akila recolecta los datos personales de sus Clientes, los cuales se tratarán y eventualmente se comunicarán a terceros únicamente con consentimiento o base legal aplicable, y bajo medidas de seguridad y confidencialidad. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Clientes de Akila serán, entre otras:

Establecer comunicación entre Akila y los Titulares para cualquier propósito relacionado con la oferta, adquisición o entrega de los productos y servicios ofrecidos.
Alimentar las bases de datos de Akila con la información de los Titulares, con fines comerciales.
Notificar los requerimientos, diligencias, solicitudes y/o suscripción de documentos que sean necesarios con ocasión al desarrollo de la relación comercial y/o contractual existente entre las partes.
Auditar, estudiar y analizar la información recibida para mantener, aumentar y mejorar los productos y servicios.
Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías, o enviarla a los mismos, con el propósito de proveer a los Titulares una mejor experiencia de compra o mejorar la calidad de los productos y servicios.
Manejo de la información por parte de proveedores y/o contratistas para las gestiones relacionadas con los servicios definidos en sus respectivos vínculos con Akila, siempre que ello sea estrictamente necesario.
Suministrar la información y datos personales a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas de Akila, para el mejoramiento de los servicios o los procesos involucrados en su aprovisionamiento o por alguna alianza comercial.
Revelar la información cuando deba cumplirse con leyes, regulaciones o procesos legales, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de Akila o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros.
Garantizar la seguridad de clientes y colaboradores mediante sistemas de videovigilancia, de conformidad con las leyes aplicables.
Actualizar bases de datos, incluyendo la transmisión o transferencia a un tercero para la validación, depuración, enriquecimiento y homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias legales.
Elaborar estudios, estadísticas, encuestas y análisis de tendencias relacionados con los servicios de Akila.
Presentar informes ante las autoridades competentes, en cumplimiento de las exigencias legales.
Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y de registros comerciales, corporativos y contables.
Transmitir la información a encargados nacionales o internacionales con los que se tenga una relación operativa que provean los servicios necesarios para la debida operación de Akila.
Prestar servicios de información a través de los diferentes medios de contacto, evaluar el servicio de atención al cliente y la calidad de los servicios prestados.
Mejorar las iniciativas promocionales, ofrecer nuevos productos y servicios, y hacer publicidad de los proyectos ofertados por la compañía, aun después de finalizar la relación contractual.
Contactar y/o enviar, a través de medios telefónicos, electrónicos, físicos y/o personales, información relacionada con la prestación del servicio, avisos, propaganda o publicidad, bajo los parámetros establecidos en la legislación aplicable.
Recibir notificaciones de sumas pendientes de pago y de cualquier otra obligación a cargo del Titular, derivadas de los contratos suscritos con Akila.
Permitir que las sociedades terceras y aliadas que intervienen en los procesos comerciales, de construcción, preventa y postventa de los proyectos en los que Akila tiene participación, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, siempre de acuerdo con la ley y en el marco de las funciones atribuibles a Akila.

10.2. Tratamiento de datos personales de Colaboradores

Akila recolecta los datos personales de sus Colaboradores, los cuales se tratarán y eventualmente se comunicarán a terceros únicamente con consentimiento o base legal aplicable, y bajo medidas de seguridad y confidencialidad. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Colaboradores serán, entre otras:

Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la legislación laboral y de seguridad social aplicable a los empleadores, así como las órdenes de las autoridades costarricenses o extranjeras competentes.
Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con Akila.
Cumplir con las obligaciones de Akila como empleador en materia de Seguridad y Salud Ocupacional.
Gestionar las funciones desarrolladas por los Colaboradores, dar gestión y control a la nómina, y controlar el horario y las horas extra laboradas.
Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario y consultar memorandos o llamados de atención.
Llevar a cabo control, seguimiento y evaluación de los colaboradores, así como un control de las capacitaciones, incapacidades, ausentismos y vacaciones.
Ejecutar actividades de bienestar laboral y los controles derivados de la batería de Riesgo Psicosocial.
Contactar a familiares en casos de emergencia.
Garantizar la seguridad en los ambientes laborales y permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades.

En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de videovigilancia o grabación, su tratamiento tendrá como finalidad la identificación y seguridad. Akila almacena los datos personales de sus colaboradores en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos, a la cual solo tendrá acceso el área de Talento Humano y la Gerencia General, con la finalidad de administrar la relación contractual. El tratamiento de datos personales sensibles se realizará únicamente cuando sea estrictamente necesario, para finalidades específicas y con el consentimiento expreso del titular o su representante legal. Terminada la relación laboral, Akila almacenará los datos personales obtenidos del proceso de selección y la documentación generada durante la relación laboral en un archivo central con acceso restringido, sometidos en todo momento a medidas y niveles de seguridad adecuados, por el tiempo necesario para cumplir las finalidades laborales, legales o de seguridad social aplicables.

10.3. Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas

Akila recolecta los datos personales de sus Proveedores y Contratistas y los almacena en una base de datos que, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, en el caso de datos privados se tratarán y eventualmente se comunicarán a terceros únicamente con consentimiento o base legal aplicable, y bajo medidas de seguridad y confidencialidad. Las finalidades para las cuales son utilizados estos datos serán, entre otras:

Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores y contratistas, y control de los pagos por los bienes y servicios recibidos.
Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales, así como evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos.
Gestionar las cuentas de cobro presentadas por los proveedores o contratistas y llevar un control de los aportes al sistema de seguridad social por parte de los contratistas.
Invitación a actividades, ponencias y eventos de índole comercial.
Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y post-contractual.
Cumplimiento de aspectos tributarios y legales con entidades públicas y regulatorias.
Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones otorgadas por los propios proveedores.

Akila sólo recaudará de sus Proveedores y Contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato correspondiente. La recolección de datos personales de empleados de Proveedores y/o Contratistas tendrá como finalidad verificar su idoneidad y competencia; una vez verificado este requisito, Akila devolverá tal información al Proveedor, salvo que se autorice expresamente su conservación. La información no será objeto de tratamiento por un período superior al que dure la relación del Proveedor y/o Contratista con Akila, más el tiempo adicional requerido por circunstancias legales o contractuales.

10.4. Tratamiento de datos personales de Socios

Akila recolecta los datos personales de sus Socios y los almacena en una base de datos, los cuales se tratarán y eventualmente se comunicarán a terceros únicamente con consentimiento o base legal aplicable, y bajo medidas de seguridad y confidencialidad. Las finalidades para las cuales son utilizados estos datos serán, entre otras:

Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de socio.
Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con la sociedad.
Alimentar las bases de datos de Akila con la información de los Titulares, con fines comerciales.
Informar de las campañas y actividades promocionales que desarrolle Akila y que guarden relación con el Titular, de conformidad con la legislación aplicable.
Realizar encuestas de satisfacción de servicio y atención.
Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por Akila.

La información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo de existencia de la sociedad, más el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario su manejo.

10.5. Tratamiento de datos personales de Visitantes

En el control de ingreso al domicilio de Akila y/o a las Salas de Negocios, Akila recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos, los cuales se tratarán y eventualmente se comunicarán a terceros únicamente con consentimiento o base legal aplicable, y bajo medidas de seguridad y confidencialidad. Las finalidades para las cuales son utilizados estos datos serán, entre otras:

Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados y del público en general que ingrese a las instalaciones administrativas y Salas de Negocio de Akila.
Asegurar el ingreso a las instalaciones de Akila a personas autorizadas y restringir el paso a quienes no lo estén.
Controlar el ingreso, permanencia y salida de clientes, colaboradores, visitantes, proveedores y/o contratistas en la oficina principal de Akila y/o sus Salas de Negocio.
Permitir la comunicación con los clientes o terceros interesados en los proyectos de Akila mediante la sección de "Contacto".
Realizar encuestas de satisfacción, publicidad de los productos y proyectos ofertados por Akila, y contacto de atención a usuarios.

La información será tratada únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fue recolectada y conforme a los plazos legales o contractuales aplicables.

10.6. Tratamiento de datos personales de la página web

Akila recolecta datos a través de su página web y los almacena en una base de datos, los cuales se tratarán y eventualmente se comunicarán a terceros únicamente con consentimiento o base legal aplicable, y bajo medidas de seguridad y confidencialidad. Akila puede recolectar información personal de sus usuarios mientras utilizan la página web, la aplicación o las páginas vinculadas (landing pages). Los usuarios pueden optar por almacenar esta información con el fin de facilitar las transacciones y los servicios prestados por Akila y/o sus portales vinculados.

Akila utiliza diferentes tecnologías de seguimiento y recopilación de datos, como cookies propias y de terceros, herramientas que ayudan a entender cómo interactúan los visitantes con el sitio, ofreciendo estadísticas de uso sin identificar personalmente a los visitantes. Esta información permite conocer patrones de navegación y ofrecer servicios personalizados. Akila podrá utilizar estas tecnologías para autenticar al usuario, recordar sus preferencias, presentar ofertas de su interés, facilitar transacciones, analizar el uso del sitio y sus servicios, y compartir dicha información con entidades autorizadas. Si un usuario no desea que su información sea recogida a través de cookies, puede cambiar las preferencias en su propio navegador, aunque esto podría afectar algunas funcionalidades del sitio.

10.6.1. Política de Cookies

Akila, actuando como Responsable del Tratamiento y Protección de Datos Personales, informa que no usa en ningún caso cookies o web bugs para recolectar datos personales identificativos del usuario, debido a que cualquier dato entregado por el Titular de la información siempre se hará bajo su consentimiento previo, expreso e informado. En todo caso, el uso de cookies o web bugs se hace exclusivamente con el fin de facilitar al usuario la accesibilidad al sitio, como las preferencias y la navegación dentro de este. Así, el uso de cookies de sesión para ingresar a la web —que no se almacenan de manera permanente en el dispositivo del usuario y desaparecen al cerrar el navegador— se limita a recolectar información técnica para identificar la sesión iniciada, con la finalidad de facilitar el uso y navegabilidad segura y eficiente del sitio web.

10.7. Tratamiento de datos personales del registro de videovigilancia

Akila recolecta datos biométricos de sus clientes, colaboradores, visitantes, proveedores y/o contratistas a través de sus cámaras de vigilancia y los almacena en una base de datos, los cuales se tratarán y eventualmente se comunicarán a terceros únicamente con consentimiento o base legal aplicable, y bajo medidas de seguridad y confidencialidad, con la finalidad de identificación y seguridad. Para cumplir con el deber de información que le corresponde como Responsable del Tratamiento, Akila ha implementado Avisos de Privacidad en las zonas donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales. La información no será objeto de tratamiento por un período superior a treinta (30) días contados a partir de su recolección, salvo que las circunstancias legales o contractuales hagan necesario un manejo distinto.

11. Entrega de datos personales a las autoridades

Cuando una autoridad competente solicite a Akila el acceso o entrega de datos personales mediante orden judicial o con fundamento en una obligación legal o constitucional, se verificará la legalidad de la petición y la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad. Para la entrega se suscribirá un acta indicando los datos de la entidad solicitante y las características de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, como a la entidad requirente.

12. Transferencia y transmisión internacional de datos personales

Akila podrá compartir datos personales con terceros únicamente cuando exista consentimiento del titular o una base legal que lo permita. En todos los casos se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad, seguridad y tratamiento adecuado de los datos personales. Las transferencias internacionales de datos personales se realizarán únicamente cuando exista consentimiento del titular o una base legal aplicable, y siempre que se implementen medidas contractuales, técnicas y organizativas que garanticen un nivel adecuado de protección de los datos. En caso de transferencia, se dará cumplimiento a las obligaciones de conformidad con la normativa de protección de datos personales aplicable.

13. Datos de niños, niñas y adolescentes

Akila no recolecta ni trata datos personales de personas menores de edad, salvo cuando ello sea estrictamente necesario para cumplir obligaciones legales, laborales o de seguridad social, o para la administración de beneficios derivados de la relación laboral, y siempre con el consentimiento expreso del representante legal. En cumplimiento de la Ley N.° 8968 y la Ley N.° 7739, Código de la Niñez y la Adolescencia, Akila aplica las siguientes reglas para el tratamiento de datos de menores de 18 años:

Consentimiento del representante legal: Akila solo recolectará y tratará datos personales de menores de edad cuando medie el consentimiento expreso, previo e informado de su padre, madre o tutor legal.
Interés superior del menor: todo tratamiento de estos datos estará estrictamente limitado a finalidades que aseguren el bienestar del menor (como registros de beneficiarios para colaboradores o gestiones autorizadas por sus tutores).
Datos sensibles: los datos de menores se consideran de especial protección. Akila implementará medidas de seguridad reforzadas para evitar su uso indebido, pérdida o acceso no autorizado.
Derechos sobre datos personales: los padres o tutores podrán ejercer en cualquier momento los derechos de Acceso, Rectificación, Supresión y Oposición sobre los datos del menor, conforme a lo establecido en esta Política.
Uso e imagen: no se publicarán fotografías o datos que permitan la identificación pública de menores de edad sin una autorización específica y adicional para dicho fin.

14. Procedimiento para la atención de consultas, reclamos y peticiones y mecanismos para ejercer los derechos de los titulares

14.1. Consultas

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de Akila, la que se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante. La consulta, una vez recibida por Akila, será atendida en un término máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.

14.2. Reclamos

Cuando el titular, su representante o causahabiente considere que la información contenida en una base de datos de Akila debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o limitación de su tratamiento, o cuando advierta un posible incumplimiento de las obligaciones en materia de protección de datos personales, podrá presentar una solicitud o reclamo ante Akila a través de los canales indicados en esta política. Akila analizará la solicitud y adoptará las medidas que correspondan, tales como la corrección, actualización, supresión o bloqueo de los datos personales, según proceda, dentro del plazo legal aplicable. Si el titular no estuviera conforme con la respuesta recibida, podrá acudir ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales, conforme a los procedimientos establecidos por la normativa aplicable.

14.3. Contenido mínimo de la solicitud

Las solicitudes que presente el Titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener, como mínimo:

Estar dirigida a Akila.
Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
El objeto de la petición.
Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail).
Anexar los documentos que se quieran hacer valer (especialmente para reclamos).

Si la solicitud resulta incompleta, Akila podrá requerir al solicitante la información adicional necesaria para su adecuada tramitación. En caso de no recibir respuesta dentro de un plazo razonable, la solicitud podrá tenerse por desistida.

14.4. Requisito de procedibilidad

El Titular, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro, sólo podrá presentar queja ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante Akila.

14.5. Petición de actualización y/o rectificación

Akila rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, dentro del plazo legal correspondiente, para lo cual el Titular deberá presentar la solicitud según los canales dispuestos por Akila, indicando la actualización y rectificación del dato, y aportando la documentación que soporte tal petición. En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente, el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito, sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.

El Titular, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro, podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con Akila a través de comunicación escrita dirigida a la Dirección Jurídica como área encargada de la protección de datos personales, mediante los canales de atención indicados en la sección 6 de esta Política.

15. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual que impida su eliminación. Así también, el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a Akila la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación, total o parcial, de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular, en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Akila. El derecho de supresión podrá estar limitado cuando: (a) exista una obligación legal o contractual que requiera la conservación de los datos; (b) la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, el cumplimiento de obligaciones fiscales, la investigación de infracciones o delitos, o el ejercicio de derechos por parte de la empresa o del titular; o (c) exista cualquier otra causa establecida en la normativa aplicable.

16. Registro nacional de bases de datos — RNBD

Akila inscribirá las bases de datos que corresponda ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), cuando así lo exija la normativa aplicable. Asimismo, mantendrá actualizada la información correspondiente a dichas bases de datos y a los protocolos internos de actuación, de conformidad con los requerimientos establecidos por la autoridad competente.

17. Modificación de las políticas

Akila se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios establecidos de contacto. En el evento de que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial, y con razones válidas que se constituyan en justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 14; sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratarlos.

18. Vigencia

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida.